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Datenschutzdokumentation

Dialog Praxis
Susanne Hof

Lampertsgraben 80

35576 Wetzlar

Tel.06441 870 9654

Mail: info@dialog-praxis.net 

www.dialog-praxis.net

 

 

Beraterin, Supervisorin, Coach, Trainerin für Führung und Kommunikation, Heilpraktikerin.

 

 

Technisch organisatorisches Verarbeitungskonzept

Im Folgenden beschreibe ich die Workflows, bei denen Kundendaten bei mir ankommen und erhoben werden. Es werden die Art der Daten beschrieben, Anlass der Datenerhebung, Dauer und Art der Datenspeicherung, sowie Aufbewahrungsorte. Die entsprechenden Schutzmaßnahmen für digitale und nichtdigitale Daten werden beschrieben.

 

1. Kundenkontakt findet u.a. statt per Email. Emails werden spätestens nach 6 Monaten gelöscht. Meine Emails sind mit einer datenschützenden Signatur, sowie meinem vollständigen Namen sowie meinen Kontaktdaten versehen.

Mein Computer ist Passwortgeschützt. Emails durchlaufen einen Virenscanner. Die Daten werden regelmäßig, mindestens alle 2 Wochen, gesichert.

 

2. Kontaktdaten werden gespeichert, wenn Kunden sich für Beratung/Psychotherapie, Coaching, Supervision, Fortbildung/Ausbildung, Organisationsberatung/Moderation interessieren und/oder eine dieser Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Kontaktdaten werden solange gespeichert, wie die Auftragsabwicklung dauert. Wenn und solange eine weitere Zusammenarbeit angestrebt wird, auch darüber hinaus, solange dies der Fall ist, höchstens aber 2 Jahre.

Bei den Kontaktdaten handelt es sich um Name, Vorname und/oder Name der beauftragenden Organisation, sowie zuständige(r) Mitarbeiter, Anschrift, Email, Telefonnummer.

 

3. Kontaktdaten von Kunden werden bei Auftragserteilung ausgedruckt, in einen Auftragsordner geheftet, in dem während des Auftrags die Auftragsabwicklung dokumentiert wird.

 

4. Sensible Kundendaten (Falldokumentation Coaching, Supervision, Psychotherapie, Paarberatung, Familienstellen, Organisationsaufstellungen, Traumatherapie) werden nicht digital gespeichert, sondern handschriftlich dokumentiert und in dem Auftragsordner in einem verschlossenen Hängeregistraturschrank aufbewahrt. Coaching- und Supervisionsdokumentationen werden nach Beendigung noch 2 Jahre aufbewahrt, da häufig in diesem Zeitraum noch Fortsetzungstermine angefragt werden. Heilkundliche Psychotherapiedokumentationen werden 10 Jahre aufbewahrt.

Der Hängeregistraturschrank befindet sich in einem abgeschlossenen Raum. Die Haustür zu den Beratungsräumen ist einbruchsgesichert. 

5. Bei Maßnahmen im Kontext Aus- und Fortbildung, die ich für externe Anbieter durchführe, werden von mir keinerlei Kontaktdaten der Teilnehmer erhoben.

6. Rechnungen werden in eigenen Ordnern abgeheftet und für 10 Jahre aufbewahrt, die gesamte Buchführung wird ebenfalls in eigenen Ordnern aufbewahrt, genauso wie alle anderen Steuerunterlagen. Auch für diese gelten die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist aus steuerrechtlichen Gründen. Diese alle befinden sich in einem  abschließbaren Speicherraum.

 8. Datenschutzerklärung siehe auch auf meiner Website www.dialog-praxis.net